Information sur les données personnelles

Cette page s’adresse aux personnes concernées par les traitements de données personnelles mis en œuvre par Empreinte Digitale en tant que responsable de traitement. Elle a pour objet de les informer sur les finalités et conditions de traitement de leurs données personnelles.

Gestion des recrutements

  • Sous-finalités : gérer les candidatures et les entretiens, gestion d’une CV-thèque.
  • Base légale : le traitement est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre Empreinte Digitale et les candidats. La CV-thèque répond à un intérêt légitime d’Empreinte Digitale : conserver les candidatures pertinentes pouvant répondre à un besoin futur d’Empreinte Digitale.
  • Données traitées :
    • Nom, prénom, mail,
    • CV, lettre de motivation,
    • Expériences professionnelles, études, certifications, etc.
    • Rapports des cabinets de recrutement (« fiche de qualification »),
  • Personnes concernées : En premier lieu les personnes ayant présenté une candidature à un emploi ou à un stage. En second lieu, les personnes dont le profil a été transmis à Empreinte Digitale par un cabinet de recrutement, et les personnes contactées par Empreinte Digitale ayant initié un processus de recrutement.
  • Durée de conservation :
    • Le temps du processus de recrutement,
    • Puis 2 ans à compter de la fin d’année civile en cours (dans la CV-thèque), sauf si la personne s’oppose à cette conservation.
  • Destinataires : Services d’Empreinte Digitale (service RH/administratif et service concerné – manager concerné et, dans certains cas, d’autres collaborateurs du service), ainsi que l’entreprise Google pour l’hébergement des données sur le Cloud.
  • Transfert hors UE : Google LLC est une entreprise américaine hébergeant les données aux États-Unis. Ce transfert est encadré par le Data Privacy Framework. Cet hébergement est amené à évoluer dans le cadre de notre politique de « dégafamisation ».
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données. Vous pouvez vous opposer à ce qu’Empreinte Digitale conserve vos données au-delà du processus de recrutement, et demander leur effacement à tout moment. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Gestion des formations

  • Sous-finalités : gestion des inscriptions et suivi des formations (attestations de présence, questionnaire de début et de fin de formation…).
  • Base légale : obligation légale à laquelle est soumise Empreinte Digitale en tant qu’organisme de formation (notamment aux articles L.6316-3, L6353-10, L.6362-6, R.6316-1, D.6353-1 du code du travail).
  • Données traitées :
    • nom, prénom, civilité, adresse mail (ces données sont communiquées par l’employeur en amont de la formation),
    • données concernant le handicap le cas échéant (cette information, requise dans le cadre du référentiel national Qualiopi, est utilisée afin d’adapter la formation le cas échéant),
    • données professionnelles (poste, structure),
    • données de suivi (présence, réussite ou score à l’examen le cas échéant, réponses aux questionnaires).
  • Personnes concernées : de manière générale les stagiaires présents à nos formations, ainsi que le formateur dans le cadre des fiches d’évaluation.
  • Durée de conservation :
    • de manière générale 6 ans à compter de la formation (durée au cours de laquelle l’administration ou le financeur peut contrôler la conformité d’Empreinte Digitale),
    • les données concernant le handicap des personnes sont anonymisées à l’issue de la formation.
  • Destinataires : uniquement le service administratif d’Empreinte Digitale et le service interne concerné (par exemple le service « accessibilité numérique » pour une formation à l’accessibilité numérique).
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (selon votre situation). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Inscription et envoi des newsletters

  • Base légale : votre consentement.
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, organisation, fonction.
  • Personnes concernées : abonnés aux newsletters.
  • Durée de conservation : jusqu’à ce que vous vous désinscriviez de la newsletter.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing) et l’entreprise Sarbacane pour l’envoi des mails (entreprise française, hébergeant vos données en France).
  • Droits des personnes : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Vous disposez également d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Participation à un jeu concours

  • Base légale : votre consentement.
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, organisation.
  • Personnes concernées : toute personne ayant accepté de participer au jeu concours.
  • Durée de conservation : 6 mois à compter de la participation au jeu concours.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Vous disposez également d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Prospection commerciale

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (prospection à destination de professionnels en rapport avec leur profession).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, organisation. Selon les cas, ces données ont été collectées :
    • soit auprès de la personne concernée si elle est à l’origine de la sollicitation,
    • soit auprès d’un de nos partenaires s’il vous en a informé préalablement,
    • soit directement auprès de votre organisme ou d’une organisation à laquelle vous êtes affiliés si ces données sont publiques (par exemple auprès de l’annuaire du service interministériel des archives de France).
  • Personnes concernées contacts au sein d’organismes identifiés par Empreinte Digitale comme pouvant être intéressés par nos offres.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de la sollicitation ou du dernier échange.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition à ce traitement de données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Prospection commerciale sur des produits/service analogues

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (informer nos clients sur les produits et services proposés par Empreinte Digitale).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, organisation.
  • Personnes concernées : clients d’Empreinte Digitale.
  • Durée de conservation : durée de la relation commerciale + 3 ans.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction). Dans le cadre des mailings, nous utilisons l’outil sarbacane, hébergé en France.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition à ce traitement de données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Gestion des évènements : cas général

Finalité 1 : envoi du formulaire d’inscription.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (pouvoir transmettre le formulaire aux invités).
  • Données traitées : nom, adresse mail. Les données ont déjà été collectées par Empreinte Digitale dans le cadre de la relation avec l’invité (contractuelle, partenariat…).
  • Personnes concernées : invités à l’évènement (contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients, partenaires, prospects…).
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’envoi.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe organisant l’évènement).
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Finalité 2 : gestion des inscriptions.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (connaître les participants à l’évènement pour gérer son organisation).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, participation à l’évènement. Selon l’évènement, des données complémentaires sont collectées dans le formulaire d’inscription.
  • Personnes concernées : invités s’inscrivant à l’évènement (contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients, partenaires, prospects…).
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’inscription. (Pas de conservation au-delà de l’évènement pour les données sensibles).
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe organisant l’évènement). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (en cas de désinscription). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Inscription aux Webinaires

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (suivre les inscriptions et envoyer le lien d’accès aux participants).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, organisation et participation à l’évènement.
  • Personnes concernées : personnes inscrites au webinaire.
  • Durée de conservation : 6 mois à compter de la date du webinaire.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (en cas de désinscription). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Inscription aux journées Ligeo

Finalité 1 : envoi du formulaire d’inscription.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (pouvoir envoyer le formulaire à ses clients).
  • Données traitées : nom, adresse mail.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients Ligeo.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’envoi.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo).
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Finalité 2 : gestion des inscriptions.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (connaître les participants à l’évènement pour gérer son organisation).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, participation à l’évènement et aux activités proposées, mode de transport et régime alimentaire spécial, le cas échéant. Selon les cas, le régime alimentaire peut être considéré comme une donnée sensible au sens du RGPD. Le consentement explicite des personnes est dans ce cas demandé.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients Ligeo s’étant inscrits aux journées Ligeo.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’inscription. (Pas de conservation au-delà de l’évènement pour les données sensibles).
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (en cas de désinscription). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Inscription au Ligeo Tour

Finalité 1 : envoi du formulaire d’inscription.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (pouvoir inviter les services d’archives à l’évènement).
  • Données traitées : adresse mail (pouvant contenir nom et prénom), numéro de téléphone, service d’archive concerné.
  • Personnes concernées : contacts au sein des services d’archives déclarés à l’annuaire France Archives.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’envoi.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo).
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Finalité 2 : gestion des inscriptions.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (connaître les participants à l’évènement pour gérer son organisation).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, participation à l’évènement et aux activités proposées..
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients Ligeo s’étant inscrits aux journées Ligeo.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’inscription. (Pas de conservation au-delà de l’évènement pour les données sensibles).
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (en cas de désinscription). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Gestion des inscriptions à la Ligeo Académie

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (connaître les participants aux formations pour gérer leur organisation).
  • Données traitées : nom, prénom, adresse mail, participation aux formations de la Ligeo Académie.
  • Personnes concernées : agents s’étant inscrits aux formations de la Ligeo Académie.
  • Durée de conservation : 6 ans à compter de la formation.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo). Dans le cadre des inscriptions, la plateforme tierce Eventbrite est utilisée.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données (en cas de désinscription). Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Enquête sur la politique salariale en SCOP

  • Finalité : gestion des réponses à l’enquête sur la politique salariale en SCOP.
  • Base légale : le consentement de la personne concernée.
  • Données traitées : nom, adresse mail, informations professionnelles et réponses à l’enquête.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale au sein des SCOP ayant accepté de répondre à l’enquête.
  • Durée de conservation : le temps de la réalisation de l’enquête, et au maximum 3 ans.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (conseil d’administration, direction). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre DPO.
  • Coordonnées du DPO.

Questionnaires de satisfaction

Finalité 1 : envoi des questionnaires de satisfaction

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (pouvoir envoyer le questionnaire à ses clients ou aux participants à un webinaire/évènement).
  • Données traitées : nom, adresse mail.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients, ou personnes ayant participé à un webinaire/évènement animé par Empreinte Digitale.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’envoi.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing et responsables du pôle concerné). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Finalité 2 : étude des réponses au questionnaire de satisfaction

  • Base légale : le consentement de la personne concernée.
  • Données traitées : nom, adresse mail, réponses au questionnaire.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale ayant répondu au questionnaire de satisfaction.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de la réponse au questionnaire.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing et responsables du pôle concerné). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre DPO.
  • Coordonnées du DPO.

Questionnaires sur les conférences des journées Ligeo

Finalité 1 : envoi des questionnaires aux clients.

  • Base légale : l’intérêt légitime d’Empreinte Digitale (pouvoir envoyer le questionnaire à ses clients).
  • Données traitées : nom, adresse mail.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients Ligeo.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de l’envoi.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing et responsables du pôle concerné) et l’entreprise Sarbacane pour l’envoi des mails (entreprise française, hébergeant vos données en France).
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement).
  • Coordonnées du DPO.

Finalité 2 : étude des réponses au questionnaire.

  • Base légale : le consentement de la personne concernée.
  • Données traitées : nom, adresse mail, réponses au questionnaire.
  • Personnes concernées : contacts d’Empreinte Digitale chez ses clients Ligeo ayant répondu au questionnaire de satisfaction.
  • Durée de conservation : 3 ans à compter de la réponse au questionnaire.
  • Destinataires : services internes d’Empreinte Digitale (service marketing, direction et équipe Ligeo). Seuls des outils internes sont utilisés, les données ne sont pas transmises à des tiers.
  • Droits des personnes : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données. Le temps qu’Empreinte Digitale étudie votre demande de droit, vous pouvez demander à geler l’utilisation de vos données (limitation du traitement). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre DPO.
  • Coordonnées du DPO.
Coordonnées du DPO :

Pour plus d’informations ou pour exercer vos droits sur vos données, vous pouvez joindre le DPO d’Empreinte Digitale (Baptiste Soleil) par mail à l’adresse privacy@empreintedigitale.fr. Si vous n’étiez pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.